Falldokumentation soziale Arbeit

Falldokumentation soziale Arbeit

Schritt für Schritt zur zeitgemäßen Falldokumentation (soziale Arbeit & Jugendhilfe)

Wie Sie mit mobiler Falldokumentation soziale Arbeit deutlich zeitsparender und unbürokratischer gestalten, das wollen wir Ihnen am Beispiel der Web-App fürs Handy aus dem Hause rocom Schritt für Schritt aufzeigen. Wer im sozialen Bereich arbeitet, egal ob in Einrichtungen der Jugendhilfe, in Frauenhäusern oder auch bei Hausbesuchen in betreuten Familien, ist viel unterwegs.

Nach einem langen Tag müssen Sie dann noch im Büro alles dokumentieren. Gerade die Dokumentation ist ein Haufen Arbeit und sorgt in der Praxis der Jugendarbeit und in anderen sozialen Bereichen nicht selten für Frust, der für Sie im Jahr 2021 endgültig der Vergangenheit angehören kann.

Lassen Sie Ihr Smartphone die lästige Dokumentation übernehmen – konform mit den Anforderungen bezüglich Datenschutz dank einer intelligenten Software. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich wichtig ist: Ihre Klienten.

Die Zukunft Ihrer Dokumentation ist intuitiv, übersichtlich, zeitsparend und überall verfügbar

Es ist hart, nach einem langen Tag voller Termine noch einmal ins Büro zu fahren, sämtliche Informationen und Daten zu dokumentieren und über Entwicklungen Buch zu führen.

Dokumentation ist unter vielen Mitarbeitern in der sozialen Arbeit ein lästiges Dauer-Thema. Genau dabei können wir aber helfen:

Mit unserer Software, die wir speziell für alle an der Front der Jugendarbeit, der Schuldnerberatung, Wohnungslosenhilfe, rechtlichen und gesetzlichen Betreuung, Migrationsberatung und Frauenhäuser entwickelt haben. Intuitiv, übersichtlich, zeitsparend, organisiert und vor allem auf Ihrem Smartphone jederzeit und überall verfügbar.

Willkommen in der Tau-Cloud – einfache Anmeldung

Unsere Web-App fürs Smartphone ist passwortgeschützt und einfach, aber vor allem auch sicher bei der Anmeldung. Neben dem klassischen Passwort ist auch eine Zahlenkombination möglich. Hier geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und sind im Büro – egal, wo Sie gerade wirklich sind. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie einfach die Nutzung ist.

Schritt 1: Sehen, was heute ansteht – die Tagesansicht

In der Tagesansicht finden Sie zunächst einmal alle Ihre tagesaktuellen Termine auf einen Blick und nach Uhrzeiten sortiert. Sie können auch die Termine des Vortages anschauen oder einen Tag vorausschauen und die Termine nach Klienten sortieren.

Gut zu wissen: Nutzen Sie die Tagesansicht statt Ihres Terminkalenders – auf diese Weise haben Sie alles, was Sie brauchen, auf einen Blick und immer griffbereit.

Schritt 2: Der schnelle Kontakt zum Klient über die Kurzübersicht

Vorbei ist langes Aktensuchen: Mit Klick auf einen Termin gelangen Sie zur Klientenübersicht mit Klientennummer, Geburtsdatum und Telefonnummer und haben direkt vor sich, was Sie wissen müssen.

Gut zu wissen: Durch Markieren oder doppelt Anklicken der Telefonnummer, können Sie Ihren Klienten, im Beispiel Franz Seehuber, auch direkt anrufen.

Schritt 3: Weitere Stammdaten Ihres Klienten

Mit Klick auf „Stammdaten“ in der Bedienleiste unten links erhalten Sie Zugang zu weiteren Stammdaten Ihres Klienten wie etwa Wohnort und Adresse sowie die letzten zwei Dokumentationen. Auch wichtige Dokumente wie z. B. einen aktuellen Hilfeplan und andere Stammdaten können Sie hier direkt abrufen. So haben Sie immer alle wichtigen Informationen jedes Klienten am Smartphone mit dabei.

Gut zu wissen: Alle Daten sind jederzeit übers Smartphone änderbar, z. B. wenn sich die Telefonnummer geändert hat oder ein Betreuter umgezogen ist.

Schritt 4: Einblick in die e-Akte, die elektronische Fall-Akte

In der e-Akte, der elektronischen Fall-Akte, gelangen Sie einfach per Anklicken zur Dokumentation. Alles, was Sie dokumentiert haben, haben Sie hiermit jederzeit, allerorts und unmittelbar auf Ihrem Smartphone verfügbar. Hinzu kommt der direkte Zugriff auf sämtliche Dokumente und Briefe der e-Akte.  Einfacher könnte Büroarbeit kaum sein.

Gut zu wissen: Sie haben Zugriff auf alle bestehenden Dokumentationen und können hinterlegte Dokumente downloaden oder direkt am Smartphone ansehen.

Schritt 5: Per einfachem Klick auf „+“ Hausbesuch oder Dokumentation neu erfassen

Mit einem simplen Klick auf das Symbol „+“ können Sie ganz einfach beim Klienten einen aktuellen Besuch dokumentieren. Doch das ist noch lange nicht alles: Hier können Sie Ihre tatsächliche Besuchszeit (von – bis) angeben oder auch, ob es sich z. B. um eine Fachleistungsstunde gehandelt hat. Auch eine Dokumentation per Freitext ist möglich. Sie können mit ihrem Smartphone auch Handy-Fotos anhängen und diese automatisch in der e-Akte ablegen, wie z. B. Dokumente oder Briefe Ihres Klienten, oder diese als Aufgabe an Ihren Kollegen oder in die Zentrale senden.

Gut zu wissen: Sie können Ihren Klienten direkt auf dem Gerät für die erhaltene Leistung unterschreiben lassen – ganz genau so, wie man es von der Paketzustellung kennt. Damit ist Ihre Dokumentation auch schriftlich fixiert und kann im Nachhinein nicht mehr verändert werden.

Schritt 6: Sie müssen spontan reagieren? Nutzen Sie die komfortable Klientensuche

In der sozialen Arbeit, egal ob in der Jugendarbeit oder in der Arbeit mit alten Menschen, kommt es häufig vor, dass Sie spontan reagieren, sich auf immer neue Klienten einstellen oder auch für Kollegen einspringen müssen. Hier helfen wir Ihnen mit der komfortablen Klientensuche. Hier erhalten Sie sämtliche Informationen wie Stammdaten oder e-Akte auch von Klienten Ihres Kollegen.

Schritt 7: Last but not least: Einfach ein Icon auf dem Homebildschirm Ihres Smartphones

Dank des Tau-Cloud-Icons auf dem Homebildschirm Ihres Smartphones können Sie ganz einfach und allerorts loslegen mit der Erfassung des Besuchs und jeder Dokumentation, selbst wenn Sie sich in der Wohnung Ihres Klienten befinden und es dort kein Internet gibt.

Jede Ihrer Aktionen wird im Smartphone gespeichert und automatisch an die Web-Anwendung übertragen bzw. mit dieser synchronisiert, sobald sie wieder mit dem Internet verbunden sind. Eine Installation oder ein Update einer weiteren App auf dem Handy ist nicht notwendig. Sie klicken einfach nur das Icon an, melden sich an und legen los.

Gut zu wissen: alle Verbindungen sind verschlüsselt, so dass die Daten DSGVO-konform übertragen werden.

Die Vorteile liegen auf der Hand – Ihr Büro haben Sie ab jetzt immer mit dabei

Soziale Arbeit ist immer Herzensarbeit und erfordert viel Hirnschmalz – genau dafür haben Sie schließlich einst Ihr Studium etwa als Sozialpädagoge durchgezogen. Lassen Sie Ihre wertvollen Fähigkeiten nicht durch lästige Dokumentations-Pflichten in einem örtlich gebundenen Büro oder einer Praxis schmälern. Sparen Sie sich Zeit und Nerven mit der Tau-Cloud und gewinnen Sie damit mehr Freiraum für das, was Ihnen wirklich wichtig ist: anderen Menschen zu helfen. Die Jugendarbeit, Seniorenarbeit, Frauenhäuser und alle anderen, die auf Ihre Expertise angewiesen sind, werden es Ihnen danken.

Gerne fassen wir Ihnen im Folgenden noch einmal alle Vorteile der Tau-Cloud kurz auf einen Blick zusammen.

Ihre Dokumentation per Smartphone auch offline, also ohne Internet, nutzbar.

Die Tau-Cloud erscheint als Icon auf dem Homebildschirm Ihres Smartphones.

Kein Tippen nötig, da auch eine Spracherkennung vorhanden ist.

Sämtliche Verbindungen sind selbstverständlich verschlüsselt und die Daten werden DSGVO-konform übermittelt.

Die Synchronisierung der Daten läuft automatisch ab dem Zeitpunkt, an dem wieder eine Internetverbindung steht.

Icon anklicken, anmelden und direkt loslegen.

Fotos und Dokumente lassen sich über das Smartphone anhängen und wandern direkt und automatisch in die e-Akte.

Über die Unterschrift-Funktion kann der Klient direkt auf dem Gerät unterschreiben, so wie man es etwa von der Paketzustellung kennt.

Es ist keine Installation oder ein Update einer App auf dem Smartphone notwendig

Einfache und unkomplizierte Dokumentation – direkt während Ihres Termins.

Auch Dokumente oder Briefe Ihrer Betreuten können Sie mit dem Smartphone abfotografieren oder abscannen und diese in die e-Akte geben oder an Ihre Kollegen bzw. die Zentrale senden.

Wir machen die soziale Arbeit von Jugendarbeit bis Betreuung fit für die Zukunft

Sie haben Ihr Studium im Bereich soziale Arbeit abgeschlossen, sind ein Herzmensch mit Köpfchen und wollen auch in puncto Dokumentation auf der Höhe der Zeit sein?

Der leidige Papierkram im Nachgang an die ohnehin anstrengenden Termine vor Ort, der Weg ins Büro und alles, was sonst noch mit Dokumentation und Archivierung zusammenhängt, ist ihnen schon lange ein Dorn im Auge?

Sie finden, dass das doch auch anders gehen müsste? Dann haben Sie ins Schwarze getroffen.

Und wir wissen auch, wie Sie Ihre soziale Arbeit mit allem Drum und Dran an Dokumentation ins digitale Zeitalter transferieren können.

Probieren Sie unsere Tau-App, die wir speziell für die Bedürfnisse von Menschen wie Ihnen entwickelt haben und profitieren Sie von einer immensen nervenschonenden Zeitersparnis. Unnötige Fahrten ins Büro oder Aktenordner-Füttern ist nicht mehr nötig, dafür gibt es unsere Software-Lösung für Ihr Smartphone. Damit ist Ihr Büro immer mit dabei und stets up to date, sobald Ihr Gerät (wieder) mit dem Internet verbunden ist.

Digitalisieren auch Sie noch heute Ihre Dokumentation!

Willkommen im Jahr 2021 – Willkommen im digitalen Zeitalter

Sie werden schnell feststellen, welche immensen Vorteile das digitale Zeitalter gerade für soziale Arbeit bereithält.

Es ist tatsächlich ein Quantensprung in der menschlichen Entwicklung, wie wir ihn uns vor wenigen Jahren nicht hätten vorstellen können. Aktenordner, Dokumentation, Papierkram und all die Büroarbeit im Nachgang der eigentlichen Arbeit werden in unserer Software so intuitiv erledigt, dass Sie die Tau-Cloud nicht mehr missen wollen werden.

Die rocom GmbH hat sich auf IT-Services, Consulting und Plattformlösungen für das Sozialwesen, Ämter und Behörden spezialisiert. Wir verfügen eine hohe Kompetenz in der IT-Entwicklung.

Namhafte soziale Träger, Landratsämter und Gemeinden setzen unsere Softwarelösungen ein, denn unsere Lösungen sind zukunftsgerichtet und effizient.

Nach 25 Jahren Entwicklung von Software-Innovationen hat die Zahl der Anwender unserer Produkte bereits die 3.000er-Marke überschritten und es geht weiter bergauf. Profitieren auch Sie von unseren mobilen Cloud-Lösungen, Plattformlösungen als „Digitale Büros“ und unsere servicebasierten Software-Produkten für das Sozialwesen und den kommunalen Bereich.

Die Cloud für alle sozialen Berufe – unabhängig von Ihrem Betriebssystem

Überlassen Sie Ihrem Smartphone – Ihrem Büro to go – einfach die Administration und widmen Sie sich voll und ganz Ihrer Expertise.

Unabhängig von der alten Glaubensfrage: Apple oder Android? Die Tau-Cloud macht beim Betriebssystem keinen Unterschied und sie ist sowohl über Smartphones als auch über Tablets aufrufbar.

Dadurch ist gewährleistet, dass Sie unsere Tau-Cloud jederzeit und allerorten mobil nutzen können, selbst, wenn Sie einmal vorübergehend gar nicht mit dem Internet verbunden sind. Hier finden sich Ihre Bestandskunden ebenso wie Bezugsadressen etwa von Ärzten, Privatpersonen oder Gerichten und können diese jederzeit ändern oder neue Kontakte hinzufügen. Wir machen es Ihnen so einfach wie irgend möglich. Deshalb haben wir die Tau-App so eingerichtet, dass Sie sich nicht nur Zeit im Büro sparen können, sondern auch die Instandhaltung und Updates.

Sie müssen sich einfach nur einloggen und loslegen.

Michael Wüstendörfer von der rocom

Michael Wüstendörfer

Leitung Marketing & Vertrieb